Методы корректировки проекта с целью снижения затрат.

Методы корректировки проекта с целью снижения затрат

В проекте, ограниченном по бюджету, наиболее важным фактором являются затраты. Хотя по-прежнему необходимо регулировать требования календарного плана и соблюдать область охвата проекта, в ходе планирования и реализации проекта решения принимаются главным образом исходя из величины затрат. Если расчеты показывают, что ваши общие затраты превышают имеющийся бюджет, то следует применить стратегии снижения затрат. Наилучшие стратегии предполагают урезание ресурсов, поскольку ресурсы и затраты — это, можно сказать, синонимы в управлении проектами.

1) Просмотр затрат на проект

Сначала необходимо получить картину затрат и сравнить ее е имеющимся бюджетом. Если есть несоответствие, значит, требуются коррективы. Для определения затрат на проект можно воспользоваться функцией статистики или с помощью таблицы Затраты (Cost), выведя строку суммарной задачи проекта.

При анализе затрат на проект можно воспользоваться следующими двумя отчетами:

  • Бюджет (Budget). В меню Вид (View) выберите команду Отчеты (Reports). Дважды щелкните на значке Затраты (Cost), а затем — Бюджет (Budget). В столбце Общие затраты (Total Cost) отображается сумма затрат на ресурсы и фиксированных затрат для каждой задачи.
  • Движение денежных средств (Cash Flow). В меню Вид (View) выберите команду Отчеты (Reports). Дважды щелкните на значке Затраты (Cost), а затем — Движение денежных средств (Cash Flow). Это отчет прогнозирует объем финансирования, необходимый в каждый период времени, что позволяет увидеть, не превысят ли затраты бюджет в некоторый момент.

Лист задач или ресурсов можно отсортировать по величине затрат. Можно также применить фильтр к представлению, чтобы отображались только те задачи или ресурсы, затраты на которые превышают заданную сумму.

2) Проверка результатов на основе расчета затрат

Если вы обнаруживаете, что ваши планируемые затраты превышают имеющийся бюджет, то сначала проанализируйте отдельные статьи затрат. Проверьте ставки оплаты ресурсов и фиксированные затраты и убедитесь, что они адекватны.

Чтобы увидеть ставки оплаты ресурсов, примените таблицу Ввод (Entry) к представлению листа ресурсов. По умолчанию можно увидеть стандартную ставку ресурса, ставку сверхурочных и затраты на использование.

Чтобы просмотреть фиксированные затраты на задачи, выберите любое представление листа задач, например диаграмму Ганта, и примените к нему таблицу Затраты (Cost). В поле Фиксированные затраты (Fixed Cost) будут отображены все затраты, связанные с задачами как таковыми и не зависящие от ресурсов.

3) Корректировка календарного плана с целью снижения затрат

Если значительная часть ваших затрат на ресурсы исчисляется в зависимости от периода времени, например определенная сумма в час или в день, то, возможно, вам удастся снизить затраты, сократив длительность задач. Например, пусть имеется двухдневная задача с фиксированными единицами, назначенная ресурсу со ставкой 10 грн./ч. По умолчанию этому ресурсу будет назначено 16 часов работы, что соответствует 160 грн. Если вы сократите длительность до 1 дня, то трудозатраты уменьшатся до 8 часов, и затраты снизятся до 80 грн. Когда вы сокращаете длительность задачи с фиксированными единицами или фиксированной длительностью, количество трудозатрат также уменьшается. Но если вы сокращаете длительность задачи с фиксированными трудозатратами, то трудозатраты остаются прежними, а количество единиц назначения увеличивается. В этом случае затраты на ресурсы не уменьшатся.

4) Коррекция назначений с целью снижения затрат

Еще один способ снизить трудозатраты, а тем самым и затраты — снизить трудозатраты напрямую. В сущности, речь идет о сокращении количества времени, которое ресурсы проводят за выполнением назначенных задач. Влияние снижения трудозатрат на планирование задач и ресурсов зависит от типа задачи. Когда вы снижаете трудозатраты в задаче с фиксированными единицами или трудозатратами, длительность сокращается. Когда вы снижаете трудозатраты в задаче с фиксированной длительностью, сокращается количество единиц.


Оставить комментарий

  • Список наук

  • Образовательные статьи